Achiziția unei imprimante pentru firmă pare, la prima vedere, o decizie simplă.
În practică, multe companii aleg echipamentul pe baza prețului sau a unei recomandări rapide, fără să analizeze nevoile reale ale activității lor.

Rezultatul?
Costuri mai mari în timp, performanță slabă, blocaje și echipamente care nu răspund nevoilor firmei.

Vestea bună este că aceste greșeli pot fi evitate ușor, dacă știi la ce să fii atent de la început.

1. Alegi imprimanta doar după preț

Una dintre cele mai comune greșeli este alegerea celui mai ieftin model disponibil.

La început, pare o economie.
Pe termen mediu și lung, însă, costurile pot crește din cauza:

consumabilelor mai scumpe
intervențiilor mai dese
vitezei reduse
duratei de viață mai mici
Prețul de achiziție nu este același lucru cu costul real de utilizare.

2. Nu estimezi corect volumul de printare

Multe firme cumpără un echipament fără să știe câte pagini imprimă efectiv într-o lună.

Dacă volumul este mai mare decât capacitatea recomandată a imprimantei, apar rapid probleme:

uzură accelerată
blocaje
scăderea performanței
necesitatea schimbării echipamentului mai devreme decât era planificat
De aceea, volumul lunar de printare este unul dintre cele mai importante criterii de alegere.

3. Ignori nevoia de scanare, copiere și alte funcții

Uneori, firmele aleg o imprimantă simplă, doar pentru că “au nevoie doar să printeze”.

În realitate, multe activități zilnice implică și:

– scanare
– copiere
– trimitere documente pe email
– arhivare digitală.

În aceste cazuri, o multifuncțională poate fi o alegere mai potrivită decât o imprimantă simplă.

Pentru o comparație mai clară, poți citi și articolul nostru despre alegerea imprimantei potrivite pentru birou.

4. Nu iei în calcul costul consumabilelor

O altă greșeală frecventă este să analizezi doar echipamentul, fără să verifici cât costă:

– tonerul
– piesele de schimb
– mentenanța
– intervențiile tehnice.

Există situații în care o imprimantă ieftină ajunge să coste mai mult decât una profesională, din cauza cheltuielilor recurente.

Aici apare una dintre cele mai mari diferențe dintre achiziție și închiriere.

5. Alegi un echipament home-use pentru activitate office

Imprimantele pentru acasă și cele pentru birou nu sunt construite pentru același tip de utilizare.

Modelele home-use:

– sunt gândite pentru volume mici
– au componente mai puțin robuste
– nu fac față la utilizare intensă.

Pentru firme care printează zilnic, este important să existe un echipament office, proiectat pentru volum constant și funcții de business.

6. Alegi un echipament home-use pentru activitate office

Mulți cumpără echipamentul și lasă pe mai târziu partea de service.

Abia când apare o problemă își dau seama că:

– nu au suport rapid
– nu au mentenanță inclusă
– trebuie să caute separat service și consumabile.

Acest lucru poate însemna timp pierdut și întreruperi în activitate.

7. Nu te gândești la costurile pe termen lung

O imprimantă nu este o cheltuială unică.
Este o sursă continuă de costuri.

Dacă nu calculezi de la început:

– costul pe lună
– costul pe pagină
– frecvența consumabilelor
– intervențiile tehnice
– riști să iei o decizie bună doar “pe hârtie”, nu și în practică.

Pentru o analiză mai clară, află mai multe din articolul nostru despre costul real al printării într-o companie.

Cum eviți aceste greșeli?

Iată câțiva pași simpli:

Analizează volumul real de printare

Nu estima “din ochi”. Uită-te la utilizarea reală.

Gândește în funcție de activitate, nu doar de buget

Alege echipamentul potrivit pentru fluxul de lucru.

Ia în calcul costurile totale

Nu doar echipamentul, ci și consumabilele, mentenanța și suportul.

Alege o soluție, nu doar un aparat

De multe ori, ceea ce contează nu este imprimanta în sine, ci tot ce vine în jurul ei.

Întrebări frecvente (FAQ)

1. Este o greșeală să aleg cea mai ieftină imprimantă?

Nu neapărat, dar poate deveni costisitor dacă volumul de lucru este mare și consumabilele sunt scumpe.

2. Cum știu dacă am nevoie de multifuncțională?

Dacă firma ta scanează, copiază sau arhivează frecvent documente, multifuncționala este de obicei alegerea mai bună.

3. Ce contează mai mult: prețul imprimantei sau costul lunar?

Pentru firme, costul lunar și predictibilitatea sunt, de cele mai multe ori, mai importante decât prețul inițial.

CONCLUZIE

Cea mai bună imprimantă pentru firmă nu este neapărat cea mai ieftină sau cea mai populară, ci cea care răspunde corect nevoilor reale ale activității tale.

O alegere bine făcută înseamnă:

– mai puține probleme
– costuri mai clare
– productivitate mai bună
– mai puțin timp pierdut.

Dacă vrei să alegi mai informat, merită să analizezi nu doar echipamentul, ci întreaga soluție de printare.

Dacă vrei să înțelegi ce soluție este potrivită pentru firma ta, echipa Printing Services îți poate oferi recomandări adaptate volumului și nevoilor tale.

Contactează-ne și verifică ofertele noastre speciale și roagă consultantul Printing Services să-ți propună cea mai potriviă variantă.